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VERWALTUNGSVERMERK
Kanzlei der Vilska Oprichina – Referat III/7 „Hofgerät & Zeremoniell“
Aktenzeichen: III/7–ZA–1184/2WL–POD
Vorgang: Zeitweilige Nichtverfügbarkeit einer Stabilisierungsauflage (POD-III) im Audienzbereich
Einstufung: intern (Zeremoniell) – Weitergabe untersagt
Betroffene Person: Seine Hoheit Ugroz Velki (nachfolgend: „Seine Hoheit“)
Bearbeiter: Registrator M. Velkorin, Zeichnung i. V. S. Dobrava
1. Gegenstand
Stabilisierungsauflage POD-III (amtliche Bezeichnung), Farbe schwarz, Bezug Leder, Füllung Rosshaar/Leinen.
Zweck: Herstellung/Erhalt der herrscherlichen Haltung im Ruhepunkt (Thron).
Kennzeichnung: Brandstempel innen „POD-III“; Pflegehinweis „nicht pressen“.
2. Sachverhalt in Kurzform
Am Tag 14 / 2WL, 05:41, wurde POD-III im Audienzbereich nicht vorgefunden. Infolge dessen wurde der Ruhepunkt durch Seine Hoheit in fünf (5) aufeinanderfolgenden Audienzen nicht in Anspruch genommen; die Audienzen wurden im Stehen durchgeführt.
POD-III wurde am Tag 15 / 2WL, 06:12, in der Hofwäsche wieder aufgefunden (siehe Ziff. 5).
3. Feststellungen (chronologisch, nach Protokoll)
Tag 14 / 2WL
05:41 Kammerdienst meldet „Abweichung vom Sollzustand“ (POD-III nicht auf dem Ruhepunkt).
05:44 Standardmaßnahme: Schließung Audienzbereich, Zählung anwesender Personen, Vergleich mit Anwesenheitsliste ZER-2a.
05:52 Seine Hoheit ordnet an, Audienzplan unverändert fortzuführen; Zeremoniell wird angewiesen, eine „stehende Form“ ohne gesonderte Ankündigung zu vollziehen.
06:00 Protokollnotiz: Seine Hoheit lehnt das angebotene Ersatzobjekt POD-I mit Vermerk „ungeeignet“ ab.
06:09–12:31 Durchführung von fünf Audienzen im Stehen.
Protokollführer hält fest: „Seine Hoheit verweilte durchgehend in aufrechter Haltung, stützte die Hand zeitweise am Rednerpult (als symbolische Nähe zur Sachlage).“
Ergänzende Protokollnotiz: „Kein weiterer Kommentar Seiner Hoheit zu Sitzangelegenheiten.“
Tag 14 / 2WL, 12:45
Aus dem Materiallager wird ein „Neutralpolster“ ohne Kennzeichnung angeboten. Dieses wird verworfen, da Kennzeichnung/Inventarnummer fehlt und damit die Würdezuordnung nicht gewährleistet ist.
4. Ermittlungs- und Sicherungsmaßnahmen (bürokratisch vorgeschrieben)
4.1 Inventur des Audienzbereichs: Abgleich Inventarliste HOF-I/III mit Ist-Bestand. Ergebnis: POD-III fehlend, sonst vollständig.
4.2 Befragung der Dienstgruppen: Kammerdienst, Wache, Zeremoniell, Wäsche.
4.3 Sichtung des Wäschelaufzettels (WS-LZ/14): Auffälligkeit „Lederteile, schwarz, ohne Rangabzeichen“ – Sammelkategorie „L-S“.
4.4 Prüfung der Etikettierung: Es wurde festgestellt, dass POD-III am Vortag ohne Zusatzbinde „RUHEPUNKT“ geführt wurde.
5. Wiederauffinden
Tag 15 / 2WL, 06:12
POD-III wird in der Hofwäsche im Bereich „Schwarzleder / Zeremonielle Textilien“ aufgefunden, eingebunden in ein Paket „Umhangbündel – Südflügel“.
Zustand: gereinigt, getrocknet, ohne sichtbare Beschädigung; jedoch mit Faltlinie entlang der Längsachse.
Feststellung der Wäscherei: POD-III sei aufgrund fehlender Zusatzbinde als „Lederkomponente“ behandelt worden; es sei „ordnungsgemäß“ mit vergleichbaren Stücken geführt worden.
6. Zeugenaussagen (aus Niederschriften, wörtlich)
6.1 Kammerdiener I. Radovan Serebryak (Kammerdienst):
„POD-III war am Vorabend ordnungsgemäß am Ruhepunkt. Am Morgen war der Ruhepunkt vollständig, nur ohne POD-III.“
6.2 Wache Borimir Vecherny (Audienzposten):
„Es wurde niemand mit einem tragbaren Objekt aus dem Bereich geführt. Es wurden jedoch mehrere Textilbündel zur Wäsche verbracht.“
6.3 Vorsteherin Hofwäsche Nadya Tschernik (Wäscherei):
„Es lag im Bündel ‘Schwarzleder’. Ohne Zusatzbinde. Wir arbeiten nach Bindesystem. Ohne Binde keine Sonderbehandlung.“
6.4 Protokollgehilfe Vanya Proschin (Zeremoniell):
„Mir wurde untersagt, im Protokoll das Wort ‘Kissen’ zu verwenden. Ich habe ‘Stabilisierungsauflage’ geschrieben.“
7. Bewertung (Zeremoniell)
7.1 Die Durchführung von Audienzen im Stehen ist an sich zulässig, jedoch nicht als Regelform vorgesehen.
7.2 Zur Wahrung der Würde wurde entschieden, den Vorgang nicht als „Fehlgang“ zu dokumentieren, sondern als zeremonielle Variante (siehe Ziff. 8).
7.3 Die Akte enthält keine medizinischen Feststellungen; entsprechende Erwägungen sind nicht Gegenstand dieses Vorgangs. (Hinweis an Sachbearbeitung: keine Randvermerke dieser Art.)
8. Folgemaßnahmen (Formalisierung zur Schadensbegrenzung)
8.1 Einführung der Bezeichnung „Steh-Audienz“ als traditionelle vilische Form für „Lagen erhöhter Wachsamkeit“ (Formblatt ZER-7 wird erstellt).
8.2 Der Ruhepunkt wird im Zeremoniellplan künftig als „optional“ geführt, um Abweichungen ohne Zusatzaktenlage zu ermöglichen.
8.3 POD-III erhält eine Zusatzbinde „RUHEPUNKT“ und wird fortan getrennt von „Schwarzleder“ transportiert.
8.4 Einrichtung eines Doppelabgleichs vor Audienzen: Kammerdienst + Zeremoniell (Checkliste ZER-K/1).
9. Disziplinarmaßnahme (gering, formgerecht)
Da eine Pflichtabweichung (fehlende Zusatzbinde) im Verantwortungsbereich der Hofwäsche festgestellt wurde, wird gegen Nadya Tschernik (Vorsteherin Hofwäsche) folgende Maßnahme verfügt:
Verweis (schriftlich),
Versetzung für zwei Schichten in den Bereich „Inventur der Sitzmöbelbezüge“ (ohne Zugang zum Audienzbereich),
Wiedereinweisung in das Bindesystem „RUHEPUNKT“ (Schulung, Dauer 1 Stunde),
kein weiterer Abzug, da kein Vorsatz nachweisbar.
Begründung: Formaler Kennzeichnungsfehler mit Auswirkungen auf das Zeremoniell.
10. Schlussvermerk
Der Vorgang wird geschlossen. POD-III ist wieder im Sollzustand.
Die „Steh-Audienz“ gilt bis auf Weiteres als ordnungsgemäß definierte Traditionsform.
Wiederholungen sind durch Checkliste ZER-K/1 zu verhindern; andernfalls ist eine gesonderte Akte „Wiederholungsfall“ anzulegen.
gez. M. Velkorin, Registrator
i. V. S. Dobrava, Oberregistratur (Zeremoniell)